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新聞稿的正規格式是在一篇新聞中，把最重要、最新鮮、最吸引人的事實放在導語中，導語中又往往是將最精彩的內容放在最前端，在新聞主體部分，各段內容也是依照重要性遞減的順序來安排。
新聞稿是公司/機構/政府/學校等單位發送予傳媒的通信渠道，用來公布有新聞價值的消息。通常會用電子郵件、傳真、書信(電腦打印)形式分發予報章、雜志、電臺、電視臺(電視網絡)、通訊社的編輯，亦有專業公司提供分發商業新聞稿的服務。不少新聞稿是通知各大傳媒有關記者招待會的消息。新聞稿異于新聞，新聞稿是鼓勵新聞記者在該題材上撰寫的稿件。
